Vận hành doanh nghiệp hiệu quả giúp bạn vượt qua khủng hoảng

Hơn 90% các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ phải đóng cửa sau 3 năm hoạt động. Thời điểm Covid hoành hành còn khiến tỉ lệ toát mồ hôi trong mùa đông của chủ doanh nghiệp cao hơn rất nhiều. Các giải pháp kinh doanh bề nổi trong ngắn hạn không giúp gì được nhiều. Giải pháp then chốt chính là việc các Founder phải hiểu được cách vận hành doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn, khủng hoảng.

Tầm quan trọng của việc hiểu cấu trúc doanh nghiệp

Việc bạn xây dựng một doanh nghiệp cũng không khác nhiều so với việc bạn xây dựng một ngôi nhà. Rất nhiều chủ doanh nghiệp ngày nay không hề có ý niệm về doanh nghiệp của mình. Thành lập do yêu cầu từ phía khách hàng hay đối tác chính là nguyên nhân chủ yếu. Vì vậy sau một thời gian hoạt động hay khi gặp khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ không biết phải phản ứng như thế nào.

Cấu trúc cơ bản của một doanh nghiệp

Đa số các doanh nghiệp nhỏ mới khởi nghiệp đều nghĩ rằng vấn đề then chốt của mình là tài chính. Một số doanh nghiệp có tiềm lực hơn cho rằng việc tìm kiếm khách hàng mới là yếu tố quan trọng. Sau khi vượt qua được giai đoạn tồn tại, các Founder sẽ gặp khó khăn trong quy trình làm việc và hoạt động của các phòng ban. Trở thành doanh nghiệp vừa và lớn, việc phát triển của nhân sự và cả bộ máy để thích ứng với thị trường lại là nỗi khủng hoảng của nhiều CEO.

Vậy đâu là vấn đề đáng quan tâm nhất trong việc vận hành một doanh nghiệp ? Mỗi giai đoạn phát triển sẽ có một vấn đề trọng tâm. Nhưng nếu để khủng hoảng xảy ra, chúng ta mới vội vàng vá lấp lỗ hổng đó thì sẽ quá muộn. Doanh nghiệp là một thể thống nhất nên một tác động nhỏ có thể hủy hoại cả một đế chế. Hiểu được cấu trúc của doanh nghiệp và các giai đoạn phát triển sẽ giúp bạn đưa ra những điều chỉnh chiến lược phù hợp với từng thời điểm.

Cấu trúc của doanh nghiệp bạn cần biết

Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi

Một doanh nghiệp tồn tại về bản chất cũng giống với một một con người. Cũng có bộ não, cũng có tay chân, có các giác quan và nhiều bộ phận khác… Mỗi chúng ta đều có sứ mệnh riêng, mong muốn riêng và các giá trị riêng làm nên bản sắc của mỗi người. Vậy doanh nghiệp của bạn thì sao ? Nó tồn tại để giải quyết vấn đề gì ? Bạn muốn doanh nghiệp sẽ tồn tại bao lâu ? Tương lai của nó sẽ trở thành cái gì ? Những giá trị nào bạn luôn tôn trọng và gìn giữ ? Nếu không có sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi chúng ta chỉ giống như đang tồn tại. Doanh nghiệp cũng vậy, rất mong manh và dễ sụp đổ khi có một cơn bão nhỏ ập đến.

Trong đợt Covid này, nhiều chủ doanh nghiệp đã phải tạm đóng cửa vì sản phẩm/ dịch vụ của mình không thể tung ra thị trường được. Họ loay hoay không biết phải làm sao hay chuyển đổi thế nào ? Thời gian dịch còn kéo dài, nếu không có tầm nhìn và định hướng từ đầu, chắc chắn Founder sẽ bỏ cuộc.

Chiến lược kinh doanh

Là nền móng liên kết các trụ cột của doanh nghiệp và phục vụ cho Tầm nhìn và Sứ mệnh. Nó cũng giống như một tấm bản đồ giúp bạn hình dung trước tương lai. Doanh nghiệp không có chiến lược cũng giống việc bạn đi trong bóng tối mà không có đèn. 

Một chiến lược tốt sẽ giúp định hướng doanh nghiệp trong ít nhất là 10 – 20 năm. Trong mỗi giai đoạn, bạn cũng biết cần chuẩn bị những nguồn lực gì và có những quyết định kinh doanh đúng đắn. Ngay cả trong thời điểm khủng hoảng, doanh nghiệp cũng sẽ không bị mất định hướng. Chiến lược kinh doanh còn giúp cho nhân sự hiểu và tin tưởng doanh nghiệp hơn…

Tài chính

Ở mỗi giai đoạn phát triển doanh nghiệp sẽ có mục tiêu tài chính khác nhau

Tài chính ( lợi nhuận ) luôn là mục tiêu sau cùng của một doanh nghiệp khởi nghiệp. Nếu doanh nghiệp giống một cơ thể sống thì tài chính cũng giống như máu vậy. Nó giúp cho các hoạt động được vận hành trơn tru. Thời điểm kinh tế phát triển, tài chính không quá quan trọng do có nhiều nguồn huy động khác nhau. Nhưng khi gặp khủng hoảng, nó lại là sự sống còn của doanh nghiệp.

Tài chính hay chính xác hơn là lợi nhuận thể hiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nó tạo tin tưởng cho các nhà đầu tư và nhân sự. Trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, các mục tiêu tài chính sẽ là khác nhau. 3 – 5 năm đầu là giai đoạn sống còn của doanh nghiệp vì vậy mục tiêu tài chính chỉ cần giúp cho doanh nghiệp tồn tại. Giai đoạn phát triển, mục tiêu tài chính sẽ là tốc độ tăng lợi nhuận. Giai đoạn bão hòa, doanh nghiệp cần phải  tối ưu chi phí đầu vào và giữ ổn định doanh số bán ra. Giai đoạn suy thoái là lúc doanh nghiệp cần có mục tiêu nhanh chóng tìm ra động lực phát triển mới với mức tài chính thấp nhất.

Khách hàng

Thời gian trước đây, tài chính là yếu tố quan trọng nhất đối với các Founder. Tuy nhiên hiện nay khách hàng đang nổi lên như yếu tố quan trọng hàng đầu. Có thể kể đến các mô hình kinh doanh nền tảng như: Tiki, Lazada, Grab, Momo,… Các doanh nghiệp này dùng tiền để mua tốc độ gia tăng khách hàng. Đến thời điểm lượng khách hàng đủ lớn, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành khai thác.

Về cơ bản, khách hàng cũng chính là lý do để doanh nghiệp tồn tại. Không có tài chính thì doanh nghiệp có thể vay mượn nhưng nếu không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không ra đời. Mặt khác, số lượng tăng trưởng khách hàng cũng thể hiện doanh nghiệp đang phát triển như thế nào. Nếu tốc độ gia tăng nhanh, doanh nghiệp đang trong thời kỳ tăng trưởng và thị trường tốt. Nhưng nếu tốc độ giảm, có thể doanh nghiệp đang suy thoái hoặc thị trường bão hòa.

Quy trình vận hành doanh nghiệp

Đây là vấn đề mà bất cứ một doanh nghiệp nào sau khi thành lập một thời gian cũng gặp phải. Doanh nghiệp chính là bao gồm tổng thể của các quy trình. Khi có tiền, doanh nghiệp sẽ cần quy trình quản lý dòng tiền. Khi có nhân sự, cần có quy trình quản lý và đào tạo nhân sự. Khi có khách hàng, cũng cần quy trình tìm kiếm và chăm sóc khách hàng…

Các quy trình bài bản sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Tạo ra những quy trình sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Việc giảm lãng phí khi tối ưu các quy trình giúp các doanh nghiệp tạo nên những lợi thế cạnh tranh dựa vào chi phí. Điển hình như Toyota với quy trình sản xuất tinh gọn đã giúp doanh nghiệp này trở thành một trong những thế lực đứng đầu của ngành công nghiệp xe hơi.

Ngoài ra việc xây dựng những quy trình hiệu quả còn giúp tự động hóa doanh nghiệp triệt để. Có thể kể đến robot hóa 100% trong các kho hàng của Walmart hay Alibaba… Những quy trình này còn giúp việc chuyển giao giữa các thế hệ lãnh đạo một cách thuận lợi. Đa số các công ty lớn trên thế giới hiện nay như: Microsoft, Apple, Sam Sung, Disney,… việc người sáng lập không còn giữ chức CEO nhưng doanh nghiệp vẫn vận hành tốt. 

Học hỏi và phát triển

Thị trường luôn thay đổi do ảnh hưởng bởi vô vàn các yếu tố khác nhau như: Chính trị, văn hóa, kinh tế… Ở Việt Nam cách đây khoảng 20 năm, những sản phẩm tiêu dùng xuất hiện trên thị trường thường khá ít và thời gian tồn tại lâu. Tuy nhiên hiện nay, số lượng sản phẩm xuất hiện ngày một nhiều và vô cùng đa dạng. Cùng là thời trang nhưng có thời trang theo mùa, thời trang trình diễn, thời trang công sở, thời trang ở nhà, đồ ngủ, trang phục hóa trang, trang phục Cosplay… Sự thay đổi đang diễn ra với tốc độ chóng mặt hơn trước rất nhiều ở tất cả mọi ngành nghề. Số lượng doanh nghiệp mới thành lập ngày càng nhiều nhưng tuổi thọ ngày càng ngắn. Cạnh tranh hiện nay đang gần chạm ngưỡng Siêu cạnh tranh.

Chính vì vậy việc học hỏi và phát triển của doanh nghiệp là điều bắt buộc. Không chỉ ban lãnh đạo mà còn cả các nhân viên, các mục tiêu, quy trình, nguyên tắc hoạt động,… đều cần cải tiến và thay đổi cho phù hợp với từng thời điểm của thị trường. Sự cầu tiến học hỏi chính là lý do mà rất nhiều doanh nghiệp có thể trường tồn đến cả 1000 năm tuổi như: Tanaka Iga, Nakamura Shaji, …

Phối hợp các yếu tố để đưa doanh nghiệp vượt bão

Nếu các yếu tố chỉ đứng riêng rẽ sẽ không thể giúp nhiều trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Điều cần thiết là chúng ta phải phối hợp chúng lại để mang lại hiệu quả tối đa.

Ví dụ về liên kết giữa các yếu tố trong doanh nghiệp

Chiến lược là nền móng của doanh nghiệp. Vì vậy trong chiến lược phải thể hiện được tầm nhìn của doanh nghiệp và hội tụ đủ các trụ cột chính để doanh nghiệp có thể hoạt động. Nhìn vào hình 4 ta có thể thấy được sự liên kết chặt chẽ của 4 yếu tố. Các yếu tố này phục vụ cho chiến lược tổng thể và tầm nhìn của doanh nghiệp. Chỉ cần tác động từ gốc rễ có thể tạo ra ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Bốn yếu tố: Tài chính, Khách hàng, Quy trình, Học hỏi và phát triển cần phải được chú trọng đồng đều khi xây dựng chiến lược. Điều đó sẽ giúp cân bằng khi ngôi nhà doanh nghiệp của bạn được xây cao hơn. Ngay cả khi khủng hoảng xảy ra, việc vận hành doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn khi bạn chủ động trong việc thu hẹp quy mô hoặc tập trung xây dựng nguồn lực.

—  Tác giả: Thịnh Lương —

 

Open End Join Stock Company ( Open End., JSC)

 Hotline 1: 0789.687.494 – Mr. Thnh
 Hotline 2: 0973.496.550 – Mrs. Hnh
 Email: Business01@openend.vn
 Website: https://openendgarden.com/
 Đa ch: Tng 14, toàn nhà HM Tower, 412 Nguyn Th Minh Khai, P.5, Q.3, TP. HCM
 Văn phòng qun 7: Lô A17, Đường D1, Khu nhà Phú M, P.Phú M, Q.7, TP.HCM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *